Eine kürzlich veröffentlichte Studie ergab, dass ein normaler Arbeitnehmer pro Tag etwa zwei Stunden mit unproduktiven Tätigkeiten verbringt. Ursachen hierfür sind beispielsweise das Checken des eigenen Smartphones oder mehrere Besuche in der Teeküche und damit verbundene Kaffeepausen. Werden dringend erforderliche und notwendige Aufgaben immer wieder aufgeschoben, kostet dies laut der durchgeführten Studie den betroffenen Unternehmer etwa 10.000 US-Dollar pro Jahr und Mitarbeiter.
Das ist nicht nur eine hohe Summe, sondern ein erhebliches Produktivitätspotenzial, das verloren geht. Es entsteht ein erheblicher wirtschaftlicher Schaden. Im Folgenden werden Gründe dafür genannt, warum Arbeitnehmer immer wieder wichtige Aufgaben aufschieben. Auch Unternehmen sind in der Verantwortung, hier entgegenzuwirken um diese Probleme zu überwinden.
1. Zeitmanagement – Das vorhandene Zeitkontingent richtig einplanen
Zeitmanagement spielt eine entscheidende Rolle. Steht beispielsweise in sieben Tagen ein wichtiges Projekt an, denkt der Mensch, dass er noch genügend Zeit hat. Anstatt mit dem Projekt zu beginnen, verschwendet er seine Zeit mit Dingen, die eine kleine Priorität haben. Aus sieben Tagen werden schnell nur noch fünf, dass vier usw. Plötzlich ist die Zeitspanne verstrichen.
Der Stresslevel wird umso höher, je näher der Projekttermin rückt. Um dieses zu vermeiden, sollte ein detaillierter Zeitplan entwickelt werden. Bei einem relativ langen Zeitrahmen für ein Projekt sind sich Zwischenziele zu setzen. So können beispielsweise an jedem Tag zwei Stunden für das Projekt eingeplant werden. Dieser Zeitplan ist strikt einzuhalten, Verschiebungen bedeuten Stress!
2. Das Resultat muss nicht immer perfekt sein
Extreme Perfektionisten stehen sich oftmals selbst im Weg. Viele Menschen gehen ihre Aufgaben mit einem hohen Engagement an und wollen das bestmögliche Ergebnis erzielen. Wer zu perfektionistisch ist, macht sich schon vor dem Beginn eines Projektes große Gedanken darüber, wie das Ergebnis am besten erreicht werden kann. Wird am etwas komplett Neuem gearbeitet, wird dieses Problem mit großer Wahrscheinlichkeit auftreten.
Aufgrund der eigenen Bedenken bezüglich der Herangehensweise und der Angst die tägliche Routine verändern zu müssen, wird das Projekt aufgeschoben. Dies führt wiederum dazu, dass das Projekt den eigenen hohen Ansprüchen nicht gerecht wird. Selbst wenn persönlich das Beste gegeben wird, ist es nicht immer Möglich die Perfektion zu erreichen.
3. Fehlende Fähigkeiten und Kenntnisse für eine Aufgabe
Es gibt verschiedene Gründe dafür, dass Aufgaben angenommen werden, obwohl die Fähigkeiten und Kenntnisse hierfür gar nicht vorliegen. Zum einen können viele Menschen einfach nicht „Nein“ sagen und nehmen jedes Projekt ohne Diskussion an. Auf der anderen Seite gibt es auch Menschen mit einem großen Selbstbewusstsein, die ihre eigenen Fähigkeiten überschätzen. Unter diesen Bedingungen ist es jedoch unmöglich, ein Projekt erfolgreich abzuschließen.
Wird ein Projekt nicht begonnen, weil nicht die richtige Herangehensweise bekannt ist oder es bei der Umsetzung scheitert, kann es nicht erfolgreich enden. Es ist wichtig, dass die Fähigkeiten und Kenntnisse realistisch eingeschätzt werden. Gegebenenfalls müssen die eigenen Fähigkeiten verbessert oder die Expertise eines Dritten hinzugezogen werden.
4. Oftmals stehen sich Menschen selbst im Weg
Versagensängste sind so ähnlich zu betrachten, wie ein zu großer Perfektionismus. Niemand möchte ein Projekt abschließen und am Ende als inkompetent gelten. Die Angst vor dem Scheitern hindert Menschen davor, ein Projekt überhaupt anzugehen. Aber Fehler sind etwas ganz menschliches. Es gibt niemanden der keine Fehler macht. Vielmehr handelt es sich dabei um einen Lernprozess, den jeder Mensch durchmachen muss, um persönlich zu wachsen.
Genau mit dieser Einstellung müssen Projekte angegangen werden. Aller Anfang ist schwer, aber ist ein Projekt erst einmal begonnen, werden sich viele Zweifel von selbst auflösen. Geht es an einem Punkt dennoch einmal nicht weiter, kann immer noch die Expertise eines Dritten helfen.
5. Fehlende Motivation für ein Projekt
Neben der Unfähigkeit für eine Aufgabe gibt es noch ein ähnliches Problem. Manchmal liegen die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse zwar vor, das Projekt wird aber immer wieder verschoben, weil es einfach an der Antriebskraft fehlt. Hierfür kann es verschiedene Gründe geben, wie zum Beispiel die Abneigung gegen die Art des Projektes, das Thema oder dem Gefühl, dass es sich um eine minderwertige Arbeit handelt.
Hier ist es wichtig, sich selbst zu motivieren. Es macht keinen Sinn ein Projekt zu sabotieren. Jeder Mensch muss auch Aufgaben übernehmen und erfolgreich abschließen, auf die er vielleicht keine Lust hat. Ist dieses Projekt abgeschlossen, warten auch wieder schönere Aufgaben. Es nützt also nichts, es aufzuschieben.
6. Ein zu geringes Selbstwertgefühl
Ein zu geringes Selbstwertgefühlt hat eigentlich nichts mit dem Projekt an sich, sondern vielmehr mit dem psychischen Zustand des Beauftragten zu tun. Menschen mit einem geringen Selbstwertgefühl leiden schnell unter Stress und neigen häufig zu Depressionen. Steht ein wichtiges Projekt an, muss sich voll und ganz darauf konzentriert werden. Dafür ist Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten eine Grundvoraussetzung.
Auch hier gilt wieder, das Projekt muss erst einmal angegangen werden. Werden erste Teilerfolge sichtbar, steigen auch das Selbstwertgefühl und der Spaß an der Arbeit. Es hört sich zwar einfach an, aber negative Gedanken sind zu verdrängen. Wenn dies gelingt, ist der Kopf für das eigentliche Projekt frei. Kleine Misserfolge gehören dazu und sind nicht zu vermeiden.
7. Fehlende Energie für zu bewältigende Aufgaben
Steht für ein Projekt nicht ausreichend Energie zur Verfügung, wird sich dies auch negativ auf die Leistungen auswirken. Für jede zu bewältigende Aufgabe ist ein klarer Kopf notwendig, um die damit verbundenen hohen Anforderungen erfüllen zu können. Es gibt viele Möglichkeiten, wie der eigene Akku wieder aufgeladen werden kann.
Als erstes sollte einmal geprüft werden, ob der Körper auch genügend Schlaf und damit Erholung bekommt. Daneben sind auch Gewohnheiten wie die Ernährung zu betrachten. Manchmal können kleine Änderungen in den eigenen Verhaltensmustern einen großen Erfolg erzielen und der Körper hat wieder genügend Energie für die zu bewältigenden Aufgaben. Wer jedoch dennoch unter ständiger Müdigkeit leidet, sollte einen Arzt aufsuchen.